>

Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять — насущные вопросы многих кадровиков. Оглавление: 1. Об обязательности ведения личных дел работников 2.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<


Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Анкета работника для личного дела — бланк.

Надо ли закомить работника с личным делом

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г. Согласно п. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией управляющей компанией.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2] :. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме переводе на соответствующую должность. Формирование последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема перевода работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т.

Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании. Ведение личного дела предусматривает:. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов заверенных копий документов.

Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений [8]. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности [9].

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи [10]. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

Как правило, это делается в письменной форме в форме заявления с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября г.

Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения. С этой целью личные дела следует хранить в сейфах шкафах , располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители.

При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника.

Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица лица, ответственного за обращение с личными делами. Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации.

К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов для замены устаревших. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале карточке , примерная форма которого приведена в приложении 3.

В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование другим организациям предприятиям, учреждениям производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом документом представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела документа в место хранения.

При временном изъятии документа на его место между листами соседних документов вкладывается справка-заместитель карта-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее I квартала года, следующего за отчетным производится проверка их наличия и состояния.

Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной.

При этом кадровику важно помнить:. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработка в связи со смертью его дедушки.

Как ИП уволить единственного сотрудника, работающего у него по трудовому договору. Вправе ли работодатель не выдавать трудовую книжку без подписи в обходном листе? Шаблоны документов. Новости законодательства.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Как формируется личное дело сотрудника

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Личные дела сотрудников

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?

Личное дело — это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Все документы подшивают в папку.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо — этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г.

Модератор: Alexander Русская поддержка phpBB.

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

Активировать демодоступ. Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника Федеральный закон от Однако цепочка выполняемых действий с персональными данными — от их получения, обработки, передачи и до хранения и т. Таким образом происходит прямое нарушение права работников на защиту их персональных данных.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Вопрос: Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело? Ответ: На практике основная часть персональных данных работника хранится в его личном деле у работодателя. В соответствии с Законом N ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных и свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников? работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке.

Где хранить личные дела сотрудников?

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Дорогие читатели!

Как показывает практика, далеко не все работники кадровой службы знают о том, что делать с накопившейся документацией. Да и не только кадровики.

Что должно храниться в личном деле сотрудника. Анкета работника для личного дела — бланк.

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.
Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пелагея

    Подтверждаю. Так бывает. Давайте обсудим этот вопрос. Здесь или в PM.

  2. Елизавета

    Зачет, сенкс сочинителю

  3. Лариса

    СОГЛАСЕН

  4. Софон

    Хотелось бы поговорить насчёт рекламы в вашем блоге.

  5. Порфирий

    НЕ ПЛОХО"

  6. Каролина

    Там во многих местах на русском написанно !

  7. Лазарь

    СУПЕР всё, ВОООБЩЕ КРУУТОО, если бы на самом деле было бы так